ДОЛГ vs ПЛАТЁЖ. Как уменьшить дебиторку: опыт «Белнефтехим-РОС»

Грамотно выстроенный алгоритм управления долгами дебиторов — гарантия финансовой стабильности компании-поставщика. Просроченная дебиторская задолженность — проблема, которую нужно своевременно решать, а еще лучше — работать на ее упреждение.

НЕФТЕХИМИЧЕСКАЯ ОТПС

Основным инструментом продвижения отечественной нефтехимической продукции за рубежом выступает отраслевая товаропроводящая сеть (ОТПС). Учитывая усиливающуюся конкуренцию на всех рынках, развитие ОТПС рассматривается не только как способ повышения эффективности сбыта продукции, но и как один из элементов наращивания экспортного потенциала Беларуси.

Отраслевая товаропроводящая сеть концерна «Белнефтехим» состоит из девяти субъектов, действующих в разных странах. С 2014 года ее оперативное управление осуществляет УП «Белорусский нефтяной торговый дом».

 По итогам января — ноября 2020 года доля ОТПС в экспорте нефтехимической продукции организаций концерна составила 38%. Объем реализации за этот период достиг 469 млн долларов. В то же время субъектам ОТПС на рынках своей дислокации нередко приходится работать с компаниями, которые испытывают острый недостаток оборотных средств. Поэтому в результате взаимоотношений зачастую возникает дебиторская задолженность. Ее своевременный возврат — залог успешной работы и процветания каждого из участников рыночных отношений. Однако нефтехимической ОТПС, как и другим игрокам рынка, зачастую доводится сталкиваться с таким понятием, как просроченная дебиторская задолженность. Несмотря на то, что ее удельный вес в выручке от продаж невелик (за январь — ноябрь 2020 года это всего 0,5%), в отрасли разрабатываются и принимаются управленческие решения по минимизации и недопущению рисков, связанных с возникновением долгов со стороны контрагентов.

ОПЫТ «БЕЛНЕФТЕХИМ-РОС» 

Эффективная система реализации товаров без образования просроченной дебиторской задолженности выстроена в ООО «Белнефтехим-РОС» (Москва), которое работает на российском рынке в качестве субъекта товаропроводящей сети концерна «Белнефтехим» с 2002 года. Успехи компании были отмечены в Посольстве Республики Беларусь в Российской Федерации во время совещания с руководителями собственных и отраслевых субъектов товаропроводящей сети белорусских организаций по вопросам снижения рисков образования внешней просроченной дебиторской задолженности и возврата экспортной выручки в нашу страну. Позже кейс по работе в данном направлении ключевые специалисты компании во главе с генеральным директором Денисом Тумашем представили участникам тематического семинара. В качестве слушателей на онлайн-площадку, организованную УП «Белорусский нефтяной дом», были приглашены представители Генеральной прокуратуры Республики Беларусь, концерна «Белнефтехим», УП «БНТД», предприятий других отраслей промышленности.

— Работа на российском рынке нефтехимии всегда была сопряжена с необходимостью конкурировать как с местными производителями, так и с импортерами из третьих стран, — говорит Денис Тумаш. — Это прежде всего связано с тем, что в России сконцентрированы основные крупные нефтехимические корпорации и кластеры. За последние пять лет, в том числе из-за вводимых российским правительством масштабных программ импортозамещения в сфере нефтепереработки, конкуренция ужесточилась еще больше. Поэтому для сохранения позиций на рынке приходится постоянно привлекать клиентов широким и гибким портфелем услуг. На наш взгляд, одной из ключевых задач ОТПС является не только продвижение продукции белорусских производителей на внешних рынках, но и четко выверенные действия по реализации товаров с организацией эффективно настроенной системы работы с дебиторской задолженностью. Именно сейчас в условиях эпидемии коронавируса вопросы создания такой комплексной системы как никогда актуальны, потому что риски в настоящее время возросли многократно. 

КРЕДИТНЫЙ БУМ НЕБЕЗОПАСЕН

В качестве отступления и для понимания масштабов изменившихся макроусловий на рынках Российской Федерации приведем некоторые официальные данные. Так, в период с начала пандемии индекс оптовой и розничной торговли упал на 13%. Доля убыточных организаций в России достигла 33%. Особо пострадавшими отраслями стали обрабатывающее производство и оптово-розничная торговля, в которой, к слову, и работает большинство клиентов белорусской ОТПС в России. Количество процедур банкротства среди индивидуальных предпринимателей и физических лиц выросло на 65%. Как следует из данных совместного исследования Frank RG и Объединенного кредитного бюро (ОКБ), в III квартале российские банки выдали малому и среднему бизнесу кредиты на рекордную для 2020 года сумму — 1,04 трлн российских рублей (в эквиваленте около 14,4 млрд долларов). Это на 27% больше, чем за II квартал, и на 60% — чем за аналогичный период прошлого года. С начала 2020-го доля малых и средних компаний, пользующихся кредитами, выросла почти в два раза — с 5 до 9,2%. При этом, судя по аналитике банков по кредитным историям, в разгар пандемии абсолютное большинство кредитов просрочены. Авторы исследования предупреждают, что кредитный бум небезопасен: «Есть отложенные риски, связанные с мораторием на банкротство, кредитными каникулами и льготными ставками кредитования, которые заморозили часть проблем бизнеса, но не устранили их. Можно ожидать ухудшения показателей качества кредитного портфеля в I—II кварталах 2021 года, если программы льготного кредитования не будут продлены».

Таким образом, малые и средние предприятия в России, в том числе переработчики белорусской нефтехимии, испытывают сейчас финансовые трудности. Непрогнозируемая ранее ситуация сложилась из-за того, что во II квартале большая часть организаций была вынуждена минимизировать или полностью приостановить деятельность. В прежнем режиме продолжали работу только те, кто выпускает продукцию первой необходимости. 

РЕШЕНИЕ ПРИНИМАЕТСЯ КОЛЛЕГИАЛЬНО

Компании из клиентского портфеля ООО «Белнефтехим-РОС» тоже столкнулись с проблемами: критически снизились обороты, на складах предприятий скопились большие объемы нереализованных остатков продукции, купленной на условиях отсрочки платежа. При этом закупки новой продукции по предоплате сведены к минимуму, выросла задолженность по всем обязательствам. В итоге контрагенты все чаще отдают предпочтение товарам, конечная стоимость и сроки оплаты которых позволяют максимально эффективно использовать финансы и минимизировать привлечение сторонних кредитных ресурсов.

— Принимая во внимание текущие рыночные реалии, а также  в целях сохранения объемов реализации белорусской нефтехимической продукции на рынке и выполнения доведенных концерном «Белнефтехим» индикативных показателей нам пришлось учитывать возрастающий спрос на приобретение продукции с отсрочкой платежа, — продолжает генеральный директор ООО «Белнефтехим-РОС». — Внедренный нами механизм дает положительный результат. За последние шесть лет среднемесячная выручка «Белнефтехим-РОС» выросла в два раза: с 600 млн до 1 млрд 200 млн российских рублей. Дебиторская задолженность покупателей на начало 2015 года составляла 545 млн российских рублей, на начало ноября 2020 года — 632 млн российских рублей. Подчеркиваю: эти цифры относятся только к общей дебиторской задолженности. То есть при двукратном росте оборота компании дебиторская задолженность увеличилась всего на 16%. При этом важно подчеркнуть, что доля дебиторской задолженности «Белнефтехим-РОС» в годовом обороте снизилась в два раза — с 8% до 4%, что, бесспорно, положительно влияет и на финансовую устойчивость, и на платежную способность организации.

Достигнуть таких показателей ООО «Белнефтехим-РОС» позволила разработанная и внедренная в 2015 году система, которая предусматривает последовательный и регламентированный комплекс мер, предполагающий поэтапный анализ потенциального дебитора. Это проверка благонадежности контрагента, его финансово-экономической устойчивости, изучение деловой репутации на рынке и связей, юридическая оценка чистоты и достоверности правоустанавливающих документов, а также наличие и характер арбитражных дел. Работа с использованием различных ресурсов помогает выявить, оценить, минимизировать и предотвратить риски, неизбежно возникающие в процессе коммерческой деятельности.

Коллегиальное заключение относительно работы с тем или иным контрагентом принимает по результатам проверки профильная комиссия ООО «Белнефтехим-РОС», в которую входят руководитель коммерческой службы (он же председатель комиссии), главный бухгалтер, начальник и заместитель управления экономики и финансов, начальник юридического отдела и начальник службы экономической безопасности.

— Основная задача созданной системы — взаимодействие всех подразделений компании, задействованных так или иначе на каждом из этапов реализации продукции: от первичной оценки благонадежности потенциального контрагента до получения средств за поставку товаров, — акцентирует внимание Денис Тумаш. — При этом не имеет принципиального значения, по предоплате планируется отгрузка или с отсрочкой платежа. Осуществлять взаимодействие структур помогает разработанное в «Белнефтехим-РОС» положение о порядке подготовки, заключения и исполнения договоров. 

В работе с дебиторской задолженностью в компании придерживаются определенной классификации и выделяют пять ее основных типов: текущая, просроченная, проблемная, сомнительная к взысканию и невозвратный капитал. В соответствии с утвержденным регламентом для каждого из типов задолженности определен конкретный порядок действий ответственных структурных подразделений. 

С ПОМОЩЬЮ IT

Для предотвращения возникновения просроченной дебиторской задолженности компания активно использует информационные технологии. В числе первичных систем учета заместитель начальника управления экономики и финансов — начальник отдела экономического анализа и планирования ООО «Белнефтехим-РОС» Илья Медников называет семейство «1:С», «Парус» и прочие, используемые в качестве баз данных накопления, учета и отчетности. К вспомогательным относится система электронного документооборота, включающая программы «Директум», «Контур. Диадок», «Такском» и другие. Для оценки общей благонадежности контрагентов также используются аналитические базы данных, например системы «Спарк-Интерфакс», «СБИС», «Контур. Фокус» и другие. Кроме того, в компании разработаны аналитические инструменты на базе Microsoft Excel. Они применяются для расчета цены и учета предоставленных отсрочек платежа. Все системы, используемые в «Белнефтехим-РОС», работают в комплексе, дополняя друг друга и взаимодействуя.

В числе главных аспектов наиболее важного программного обеспечения Илья Медников называет систему учета реализации товаров. С ее помощью, как правило,  выставляются счета для контрагентов и, самое главное, оформляются заказы производителю или складу на отгрузку продукции. В компании «Белнефтехим-РОС» эта работа проводится на высоком уровне.

— Например, наш менеджер по продажам не имеет технической возможности осуществить отгрузку продукции контрагенту, претендующему на отсрочку платежа, если данному контрагенту эта отсрочка не согласована, — рассказывает Илья Медников. — В карточке каждого покупателя в справочнике оформленных договоров есть специальный раздел, отвечающий за возможность отгрузить продукцию контрагенту, который еще не совершил оплату. Этот раздел доступен для изменения строго ограниченному и контролируемому кругу людей. Они, в свою очередь, могут внести изменения в учетную систему только после соблюдения всех условий согласования принципов работы с покупателем. Таким образом решена главная проблема: организация застрахована от преднамеренных или непреднамеренных действий исполнителя — лица, которое работает с контрагентом и в обязанности которого входит оформление заявок на отгрузку со складов или от производителя.

Следующий используемый компанией инструмент — реестр предоставленных отсрочек платежа. Он необходим для дальнейшей аналитики истории работы с контрагентом и включает как минимум реквизиты компании, которой предоставлена отсрочка платежа, сумму и срок (в днях) отсрочки, статус отсрочки — является она действующей или нет, реквизиты документа, на основании которого предоставлен лимит. Указанный набор данных в дальнейшем помогает отследить хронологию изменений в работе с контрагентом.

РАБОТА НА УПРЕЖДЕНИЕ

Одним из ключевых мероприятий по снижению рисков возникновения просроченной дебиторской задолженности начальник юридического отдела ООО «Белнефтехим-РОС» Татьяна Корнеева называет заключение договоров с надежными контрагентами. Каждое предложение о возможности поставки товаров на условиях отсрочки платежа тщательно изучается: экономический отдел проводит оценку финансового состояния контрагента. Как правило, поставка товара на таких условиях рассматривается как предоставление покупателю товарного кредита. Основанием для прекращения проработки этого вопроса является отрицательное заключение экономического отдела. До заключения договора у контрагента запрашивается пакет документов.

— Наработав определенный опыт, мы поняли, что необходимо действовать на упреждение возникновения просроченной дебиторской задолженности, — говорит Татьяна Корнеева. — Все заключаемые договоры проходят согласование с рядом отделов. Экономический отдел осуществляет оценку финансового состояния контрагента. Служба экономической безопасности согласовывает кандидатуру контрагента на предмет надежности и его деловой репутации на рынке. Коммерческий отдел — на предмет подтверждения условий поставки, выгодных для «Белнефтехим-РОС». Бухгалтерия подтверждает соответствие условий поставки налоговому законодательству и правильность размера НДС. Юридический отдел отвечает за проведение правовой экспертизы договора на его соответствие действующему законодательству и интересам нашей организации. Заместитель генерального директора согласовывает договор на предмет коммерческой целесообразности его заключения.  

Важно, обращает внимание начальник юридического отдела, детально изучить устав покупателя, например полномочия руководителя и общего собрания участников. Ведь в уставе могут быть предусмотрены ограничения по сумме заключаемых договоров, а также особые требования по согласованию сделок общим собранием участников. В том числе необходимо проверить полномочия руководителя покупателя. А именно — подтверждение избрания исполнительного органа в лице руководителя или управляющей организации. На управляющую организацию, например, «Белнефтехим-РОС» запрашивает полный пакет документов как на покупателя, поскольку договор, спецификации и товарные накладные в этом случае будет подписывать именно управляющая организация. Также проверяются полномочия представителей по доверенности: они не могут превышать полномочия доверителя.

— Эти проверки необходимы для того, чтобы в случае возникновения судебного спора покупатель не смог заявить, что полномочия подписанту давались не в том объеме или вообще не давались. В этом случае с юридического лица задолженность взыскать будет очень проблематично, — подчеркивает Татьяна Корнеева. 

Если покупатель гарантирует обеспечительные меры по оплате поставленного товара, юридический отдел тщательно проверяет наличие документально подтвержденного права на предоставление в залог имущества. По закону залог имущества может быть осуществлен в отношении тех материальных ценностей, которые находятся в законной собственности залогодателя либо на праве хозяйственного ведения при наличии согласия собственника.  

Пример из практики ООО «Бел­нефтехим-РОС». Контрагент попытался предоставить компании в залог пять транспортных средств. Но, как выявила проверка юридического отдела, три автомобиля ранее уже были переданы покупателем иному юрлицу в залог. При проверке в данном случае помог Реестр нотариальной палаты.

КРИТЕРИИ БЛАГОНАДЕЖНОСТИ

Согласно разъяснениям российской налоговой инспекции юридические лица должны проявлять должную осмотрительность и проверять своих контрагентов на благонадежность. Однако четких определений данных понятий нет. В «Белнефтехим-РОС» на основе рекомендаций налоговиков разработана собственная система критериев благонадежности потенциальных деловых партнеров. 

В частности, компания в обязательном порядке проводит оценку финансового состояния и связей контрагента. Рассказывает главный специалист отдела экономической безопасности Алексей Кривов:

— На этапе подготовки к заключению договора мы проводим работу по изучению контрагента, в ходе которой анализируем полученные от него документы. Кроме этих первичных данных мы собираем дополнительную информацию с использованием специализированных информационно-аналитических сервисов. В некоторых случаях, например при заключении договора с новым контрагентом, отдел экономической безопасности устанавливает личный контакт с руководителем предприятия, проводит с ним беседу о деятельности его компании и сопоставляет полученную от него информацию с той, что была получена из иных источников.

В числе основных стоп-факторов для сотрудничества Алексей Кривов называет, например, невозможность установить текущее местоположение компании или ее руководителя по заявленному адресу, нахождение изучаемого предприятия в Едином федеральном реестре сведений о банкротстве или о намерении кредиторов обратиться в суд о признании компании банкротом, а также получить сведения о приостановке операций по счетам контрагента и так далее. Негативные последствия также могут иметь признаки предстоящего банкротства, наличие в течение последних трех лет судебных решений о неисполнении или ненадлежащем исполнении компанией обязательств по договорам, незавершенные исполнительные производства, отсутствие у контрагента основных средств, необходимых для исполнения условий по договору, налоговая задолженность.  

В случае заключения договора с контрагентом отдел экономической безопасности ООО «Белнефтехим-РОС» проводит постоянный мониторинг его платежной дисциплины на протяжении всего сотрудничества. Это необходимо для того, чтобы выявить неплатежи на ранних стадиях и своевременно принять меры по погашению дебиторского долга.

ЭКОНОМИЧЕСКАЯ СОСТАВЛЯЮЩАЯ

Анализ финансово-хозяйственной деятельности потенциального покупателя — неотъемлемая часть преддоговорной работы, которой в ООО «Белнефтехим-РОС» уделяется повышенное внимание.

— Анализ осуществляется на основании данных годовой и квартальной бухгалтерской отчетности. При необходимости запрашиваем бухгалтерские расшифровки. Эта информация позволяет определить масштаб деятельности компании, финансовую устойчивость, а также понять, достаточно ли у партнеров ресурсов для своевременного погашения задолженности, — рассказывает начальник управления экономики и финансов Татьяна Верховцева. — При анализе структуры активов и их источников в балансе могут наблюдаться негативные тенденции. Например, превышение объема и сроков кредиторской задолженности над дебиторской означает отсутствие возможности своевременного погашения обязательств перед кредиторами. Еще один негативный фактор — рост доли заемных средств по сравнению с собственными. Это снижает финансовую устойчивость предприятия, увеличивает зависимость от заемных средств и может привести к потере контроля над своими активами. Увеличение кредитной нагрузки также приводит к дополнительным расходам и снижению рентабельности.

При анализе отчета о прибыли и убытках негативными также считаются наличие отрицательного финансового результата деятельности, уменьшение выручки, увеличение расходов, снижение рентабельности. Детализировать возможные финансовые проблемы контрагента позволяет более предметный анализ статей его баланса. 

— Таким образом, анализ проводится по четырем направлениям: финансовая устойчивость, ликвидность, рентабельность, оборачиваемость. При наличии негативных факторов кредитный лимит не одобряется. Или же контрагенту предлагается предоставить поручительство либо банковскую гарантию, — резюмирует Татьяна Верховцева. 

— Для контроля за динамикой дебиторской задолженности нами инициирована доработка программы «1:С» в целях создания специального отчета, отражающего сумму лимита товарного кредита по каждому покупателю и максимальное количество дней отсрочки. Это позволяет работникам «Белнефтехим-РОС» перманентно контролировать платежную дисциплину покупателей, уведомлять контрагентов о наступлении сроков платежей, а также своевременно принимать меры для предотвращения возникновения просроченной дебиторской задолженности.

КТО ВИНОВАТ И ЧТО ДЕЛАТЬ

Несмотря на принимаемые меры, риск, что дебиторская задолженность образуется, всегда остается. И на этот случай в ООО «Белнефтехим-РОС» разработан алгоритм действий.

Так, при возникновении дебиторской задолженности дебиторам по истечении десяти календарных дней направляется официальное письмо-уведомление о наличии просрочки платежа по договору. В это время к работе с должником подключается служба экономической безопасности.

— В период до направления претензии мы оформляем акты сверок с покупателем, гарантийные письма с указанием полного размера образовавшейся задолженности и еще раз проверяем наличие оригиналов документов, подтверждающих поставку: договор, все приложения, товарные накладные и так далее, — рассказывает Алексей Кривов. — В случае непогашения задолженности по истечении двадцати календарных дней юридический отдел направляет претензию с расчетом всех штрафных санкций, которые предусмотрены договором. Если претензия не удовлетворена покупателем в указанные сроки, мы готовим все необходимые документы и обращаемся за взысканием задолженности в арбитражный суд.

После вступления судебного решения в законную силу юридический отдел получает исполнительный лист на взыскание задолженности, и «Белнефтехим-РОС» обращается в Федеральную службу судебных приставов с заявлением о возбуждении исполнительного производства.

Но, уточняет Алексей Кривов, служба экономической безопасности старается мирно уладить все вопросы еще до суда: встречается с руководителем должника и, не выходя за рамки закона, пытается выяснить истинные причины невозможности оплатить долг. Если в разговоре руководитель компании-контрагента пытается уклониться от обсуждения вариантов погашения задолженности, заявляя, что денег у компании нет, что в стране кризис и тому подобное, служба безопасности ставит его в известность о своих дальнейших действиях в части, касающейся подачи заявления в правоохранительные органы в отношении его как должностного лица — руководителя коммерческой компании. Это, уточняют специалисты службы экономической безопасности «Белнефтехим-РОС», может грозить не только арестом личного имущества, утратой деловой репутации и потерей бизнеса, но и заключением под стражу.

НА ПОСТОЯННОМ КОНТРОЛЕ

Таким образом, комплексное использование инструментов по уменьшению дебиторской задолженности дает ООО «Белнефтехим-РОС» должный результат. Важно, что эта работа включает не только взаимодействие с должниками, но и профилактические мероприятия. 

В целом же система решения вопросов, возникающих с дебиторской задолженностью, создается каждым предприятием самостоятельно, ее структура и наполнение зависят от масштабов реализации, наличия проверенных контрагентов, других факторов. Но в любом случае это направление деятельности требует постоянного внимания: необходимо проводить анализ величины задолженности, ее структуры, оценивать платежеспособность и благонадежность клиента и выбирать оптимальные методы работы с должниками, которые принесут ожидаемый эффект.

ФОТО Наталья Нияковская  и предоставлено ООО «Белнефтехим-РОС»